Términos y condiciones del servicio | Cliniqo

1. Aceptación, Naturaleza del Contrato y Modalidad de Servicio (Cloud Computing)

El presente documento constituye un contrato legalmente vinculante. El registro en la plataforma y el clic en "Aceptar" (clickwrap) constituye una firma electrónica válida, vinculante y auditable bajo los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Cliniqo se provee estrictamente como un modelo de Software as a Service (SaaS) bajo la modalidad de Cloud Computing, cumpliendo con las características dictadas por el NIST: autoservicio bajo demanda, acceso ubicuo a la red, fondo común de recursos, elasticidad rápida y servicio medido. Esta arquitectura clasifica el servicio como excluido del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de conformidad con el numeral 24 del Artículo 476 del Estatuto Tributario y el Concepto DIAN 017056 de 2017. La aceptación incluye la declaración juramentada de que la información proporcionada para el registro es veraz y coincide con el Registro Único Tributario (RUT) del Suscriptor.

2. Autonomía Médica y Exclusión de Responsabilidad Clínica

Cliniqo es un software de gestión clínica y administrativa. Las herramientas de inteligencia artificial integradas funcionan estrictamente como asistentes de flujo de trabajo documental; Cliniqo no es un dispositivo médico regido por el INVIMA y no sugiere, altera ni emite decisiones terapéuticas o diagnósticas. En estricto apego a la Ley 23 de 1981, el profesional de la salud retiene el 100% de la responsabilidad clínica, prescriptiva y legal sobre la atención de sus pacientes.

3. Autenticidad Documental e Integridad Criptográfica

Para garantizar la validez probatoria, la plataforma implementa mecanismos de autenticación vinculados a la sesión del profesional. La generación de documentos se realiza a través de un motor de renderizado aislado que compila los registros utilizando estampas criptográficas. Esto garantiza la inalterabilidad y paridad visual inmutable exigida por la Resolución 1995 de 1999 y da pleno cumplimiento a la Ley 527 de 1999.

4. Custodia Documental, Retención y Periodo de Gracia

En apego a la Resolución 839 de 2017 y la Resolución 1995 de 1999, la custodia legal del expediente clínico (por el mínimo legal de 15 años) es responsabilidad exclusiva, indelegable y obligatoria del Suscriptor. En caso de terminación, suspensión o cancelación de la suscripción, Cliniqo otorgará un periodo de gracia de treinta (30) días calendario para que el Suscriptor exporte la totalidad de sus datos clínicos y financieros mediante las herramientas de la plataforma. Vencido este plazo, y como mecanismo de protección al paciente y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el sistema ejecutará un Protocolo de Entrega Final (Final Escrow). Cliniqo generará automáticamente un archivo de exportación cifrado (AES-256) con la totalidad de los expedientes en formato estándar (HL7 FHIR R4 y PDF), y enviará un enlace de descarga seguro de un solo uso al correo electrónico registrado del Suscriptor. Dicho enlace mantendrá una vigencia estricta de catorce (14) días calendario. La plataforma registrará el recibo de transmisión de dicho correo y la estampa cronológica de descarga como prueba irrefutable de entrega bajo la Ley 527 de 1999. Una vez remitido dicho enlace y transcurrido su periodo de vigencia, el Suscriptor reconoce y acepta que asume la tenencia material y la custodia legal absoluta de la información. Inmediatamente después de la transmisión de este archivo, Cliniqo procederá a la depuración segura e irrecuperable de la base de datos aislada del Suscriptor en su clúster. Lygia Group S.A.S. queda expresamente eximida de cualquier responsabilidad administrativa, civil, penal o disciplinaria derivada de la omisión de descarga por parte del Suscriptor o la pérdida de información posterior a la ejecución de este protocolo.

5. Interoperabilidad, FEV-Salud y RIPS

La información clínica pertenece a los pacientes y, por delegación, al profesional tratante. Cliniqo garantiza la exportación de expedientes en formatos estándar (HL7 FHIR R4) sin bloqueo tecnológico, cumpliendo la Ley 2015 de 2020. Asimismo, conforme a la Resolución 2275 de 2023, Cliniqo operará como facilitador tecnológico para la consolidación de la Factura Electrónica de Venta en Salud (FEV-Salud) y el Registro Individual de Prestaciones de Salud (RIPS). El Suscriptor autoriza a Cliniqo a estructurar, validar y procesar los datos estrictamente necesarios para cumplir con los anexos de la DIAN y el Ministerio de Salud. Cliniqo actúa como procesador y no asume responsabilidad por glosas, devoluciones o auditorías financieras que las entidades pagadoras realicen. Asimismo, la emisión legal de la FEV-Salud requiere que el Suscriptor adquiera y mantenga vigente su propio Certificado de Firma Digital emitido por una entidad certificadora avalada por la ONAC; Cliniqo queda expresamente eximida de cualquier responsabilidad por rechazos de facturación o lucro cesante derivados de certificados digitales expirados, inválidos o mal configurados por el Suscriptor.

6. Facturación Electrónica, Aceptación y Obligaciones Tributarias

En cumplimiento de la normativa de la DIAN (Resolución 165), Lygia Group S.A.S. (NIT 902091578-6) emitirá Factura Electrónica de Venta por los servicios de suscripción SaaS prestados. El Suscriptor se obliga a mantener actualizada su información fiscal (RUT y responsabilidades tributarias) en el portal administrativo de Cliniqo. Cualquier rechazo de facturación por parte de la DIAN derivado de información inexacta suministrada será responsabilidad exclusiva del Suscriptor, sin que esto lo exima de sus obligaciones de pago. Aceptación de Factura: De conformidad con la Ley 1231 de 2008 y la normativa del RADIAN, el Suscriptor dispone de tres (3) días hábiles siguientes a la recepción para rechazar o solicitar ajustes a la Factura Electrónica. Transcurrido este plazo, la factura se entenderá aceptada de forma irrevocable. Retenciones y Certificados: Los precios de suscripción publicados en la plataforma se entienden excluidos de IVA (Art. 476 E.T.). Dichos precios no incluyen las retenciones tributarias (ReteFuente, ReteICA) que por ley deban aplicarse. Si el Suscriptor actúa como agente retenedor en pagos directos, se obliga a aplicar las retenciones correspondientes a la actividad económica de Cliniqo y a emitir y enviar los certificados de retención respectivos a facturacion@cliniqo.com.co dentro de los plazos legales fijados por la DIAN y las secretarías de hacienda municipales. Para los pagos procesados a través de pasarelas de pago integradas (ej. Wompi), las retenciones serán gestionadas directamente por el agregador financiero.

7. Tratamiento de Datos Personales y Privacidad (Habeas Data)

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y nuestra Política de Privacidad, el Suscriptor ostenta la calidad de Responsable del Tratamiento de los datos de sus pacientes (incluyendo Datos Sensibles de Salud), debiendo recabar el consentimiento previo, expreso e informado. Lygia Group S.A.S. actúa única y exclusivamente como Encargado del Tratamiento. Cliniqo garantiza por contrato que no venderá, comercializará, monetizará ni utilizará la Información Sensible de Salud para el entrenamiento de modelos de lenguaje de dominio público. Garantía de Consentimiento (Cloud Computing): Al ostentar la calidad de Responsable, el Suscriptor declara, garantiza y se obliga a que los consentimientos informados recabados de sus pacientes incluyen explícitamente la autorización para el almacenamiento, procesamiento y transmisión internacional de sus datos de salud a infraestructuras de computación en la nube subcontratadas por Cliniqo, conforme a las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

8. Disponibilidad, Auditoría y Límite de Responsabilidad

Cliniqo se compromete a mantener estándares de seguridad alineados con ISO 27001 e ISO 27701, manteniendo una disponibilidad de servicio (SLA) del 99.9% y garantizando la auditabilidad ininterrumpida de los registros de acceso (Audit Trails). La responsabilidad total acumulada de Lygia Group S.A.S. por fallas operativas directas estará limitada al valor pagado por el Suscriptor por concepto de suscripción durante los tres (3) meses calendarios inmediatamente anteriores al evento generador del reclamo. Notificación de Incidentes de Seguridad: En su rol de Encargado del Tratamiento, Cliniqo implementa protocolos de monitoreo continuo. En caso de detectarse una brecha de seguridad que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la Información Sensible de Salud, Lygia Group S.A.S. notificará al Suscriptor en un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas hábiles desde la confirmación del evento, suministrando la información necesaria para que el Suscriptor cumpla con su obligación legal de reporte ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a la Circular Externa 002 de 2015.

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